MS Project is widely used in construction projects, but few manage to utilize it effectively. The main issue is that this software is primarily used for scheduling, whereas it should actually be employed for managing project profitability.

Firstly, in addition to creating a timeline, it is essential to integrate the project cost estimation. The table below shows part of the resource integration, displaying the costs of construction materials and labor hours. This is not as difficult to do as it might seem.

It is not necessary to detail expenses with accounting precision. However, the level of detail should be sufficient to allow the software to show, for instance, how a $100 increase in the cost of rebar affects the planned budget.

Information provided by the software includes:

Expected Overrun Due to Delays

When creating a timeline, all activities need to be interconnected to make the critical path visible. The “critical path” clearly shows the relationship between current delays and the final deadlines of the project. Additionally, in case of delays, project costs increase, and the software shows the expected overrun amount.

Earned Value Report with Old Prices

This report allows us to see the volume of completed work in numerical terms, not in terms of time but in terms of the volume of work done. For example, if we planned to complete $300,000 worth of work over three months, how much did we actually complete, assuming the planned prices did not change? This is the most critical indicator that realistically shows budget/work completion:

Let’s assume we planned to lay 300 blocks, paying $2 per block, and $2 for laying each block. However, we laid 200 blocks and paid $3 per block – the budget might seem fulfilled, but the work completion is only 67%, regardless of how much we spent.

The Earned Value Report is convenient for translating all types of work into a single dimension.

Budget Deviation Impact on Profitability

How well does the budget for completed work align with the financial plan for the same work? What did it actually cost to lay 200 blocks, and how much was allocated in the budget for this work? Did we spend more or less per block? Did we spend more or less on labor? If the work became more expensive, what impact will this cost increase have on profitability? By what percentage do we need to increase the price to maintain the planned profit?

P.S.

Implementing and updating this software monthly allows us to see the connection between current actual performance and the planned profit at the end of the project. When the connection between today’s small deviations and the expected severe outcomes is well understood, timely and effective responses can be made.

——————————————————————————————————————–

MS Project-ი, აპრობირებულია სამშენებლო პროექტებში, მაგრამ მის პრაქტიკულ გამოყენებას ცოტა თუ ახერხებს. საქმე იმაშია რომ ამ პროგრამას ძირითადად იყენებენ ვადების სამართავად, მაშინ როცა სინამდვილეში მისი გამოყენება საჭიროა პროექტის მომგებიანობის მენეჯმენტისთვის.

პირველ რიგში ვადების გეგმის შედგენასთან ერთად საჭიროა პროექტის ხარჯთაღრიცხვის ინტეგრაცია. ქვემოთ ცხრილში მოცემულია რესურსების ინტეგრაციის ნაწილი. სადაც ასახულია სამშენებლო მასალებისა და სამუშაო საათების ფასები. ეს არც ისე რთული გასაკეთებელია, როგორც შეიძლება მოგეჩვენოთ.

აქ საჭირო არ არის ხარჯების ძალიან დაწვრილმანება ბუღალტრული სიზუსტით. თუმცა იმ დონის დეტალიზაცია უნდა გვქონდეს რომ პროგრამამ დაგვანახოს, მაგალითად არმატურის გაძვირებამ 100$-ით რა გადახრა მოგვცა დაგეგმილი ბიუჯეტიდან.

რა ინფორმაციის მიღების საშუალებას იძლევა პროგრამა:

  • რამდენია მოსალოდნელი გადახარჯვა ვადების დარღვევის გამო?

ვადების გეგმის შედგენისას საჭიროა ყველა ღონისძიების ერთმანეთში გადაჯაჭვა ისე რომ კრიტიკული ხაზი თვალსაჩინო იყოს. “კრიტიკული ხაზი” კარგად აჩვენებს მიმდინარე დაგვიანებას და პროექტის საბოლოო ვადებს შორის კავშირს. ამასთან, დაგვიანების შემთხვევაში იზრდება პროექტის ხარჯები და პროგრამა აჩვენებს მოსალოდნელი გადახარჯვის მოცულობას

  • შესრულებული სამუშაოების რეპორტი ძველი ფასებით (Earned Value Report)

ეს რეპორტი საშუალებას გვაძლევს რომ დავინახოთ შესრულებული სამუშაოების მოცულობა ციფრობრივ ერთეულებში, არა დროის არამედ საქმის მოცულობის თვალსაზრისით. მაგალითად, თუ დაგეგმილი გვქონდა რომ 3 თვის განმავლობაში უნდა შეგვესრულებინა 300 ათასი დოლარის სამუშაო, რამდენის შევასრულეთ რეალურად, იმ დაშვებით რომ დაგეგმილი ფასები არ შეცვლილა. ეს არის ყველაზე კრიტიკული მაჩვენებელი რომელიც ბიუჯეტის/საქმის შესრულებას რეალურად აჩვენებს:

დავუშვათ, თუ გეგმით უნდა დაგველაგებინა 300 ბლოკი, თითო ბლოკში გადაგვეხადა 2 ლარი, და დალაგებაში 2 ლარი, მაგრამ დავალაგეთ 200 ბლოკი და თითო ბლოკში გადავიხადეთ 3 ლარი – ბიუჯეტი შეიძლება შესრულებულად მოგვეჩვენოს, მაგრამ სამუშაოების შესრულება მხოლოდ 67%-ი იქნება, მიუხედავად იმისა რაში რა გადავიხადეთ.

Earned Value Report-ი მოსახერხებელია იმისთვის, რომ ყველა ტიპის სამუშაოს თარგმნა შესაძლებელია ერთ განზომილებაში.

  • გადახრა დაგეგმილი ბიუჯეტიდან რას გვაძლევს მოგებასთან მიმართებაში

რამდენად შეესაბამება შესრულებული სამუშაოების ბიუჯეტი, იმავე სამუშაოების ფინანსურ გეგმას. რა დაგვიჯდა რეალურად 200 ბლოკის დადება და რამდენი იყო ბიუჯეტში გამოყოფილი ამ სამუშაოსთვის? მეტი გადავიხადეთ თუ ნაკლები ბლოკში? მეტი გადავიხადეთ თუ ნაკლები შრომაში? თუ სამუშაოები გაძვირდა, რა ცვლილებას მოგვცემს ეს გაძვირება მოგებასთან მიმართებაში? რამდენი პროცენტით უნდა ავწიოთ ფასი რომ დაგეგმილი მოგება შევინარჩუნოთ?

პ.ს

ამ პროგრამის დანერგვა და ყოველთვიური განახლება საშუალებას იძლევა დავინახოთ კავშირი მიმინარე ფაქტიურ შესრულებასა და პროექტის ბოლოსთვის დაგეგმილ მოგებას შორის. როცა კარგად აღიქმება კავშირი დღევანდელ მცირე გადახრებსა და მოსალოდნელ მძიმე შედეგებს შორის, რეაგირება დროული და ეფექტური ხდება.